El Analista Funcional (III)

Que perfil debe tener un ANALISTA FUNCIONAL entonces ??

Para responder a esta pregunta, antes debemos responder esta:

Por que se le llama Analista Funcional ?

 Porque ser Analista Funcional implica saber como funciona una aplicación especifica, un proceso, un grupo de procesos, toda la empresa etc.

El Analista Funcional es la interfase entre la comunidad de usuarios y el área informática de la empresa. Debe elaborar el análisis funcional de nuevas aplicaciones para la organización, así como actualizar y mejorar las ya existentes; es decir, debe controlar, analizar y supervisar el desarrollo funcional de las aplicaciones informáticas, asegurando su correcta explotación y su óptimo rendimiento.


Presta apoyo a los distintos usuarios; es decir, realiza una labor de asesoramiento y capacitación, con el fin de evitar cualquier problema que pueda surgir con los programas y obtener así el máximo rendimiento de los mismos. Debe ser quien represente los intereses del usuario ante la comunidad informática.


Otras funciones son evaluar tanto la viabilidad técnica como la económica de los desarrollos de las aplicaciones que se han de ejecutar, y preparar y elaborar toda la documentación técnica y de usuario de cada aplicación.

Ahora si, volvemos a preguntar:
Que perfil debe tener un ANALISTA FUNCIONAL entonces ??


Recordemos que el analista funcional debe conversar con los usuarios los cuales no tienen porque tener conocimientos informáticos y aun teniendolos no tiene porque tener conocimientos sobre tu solución. De la misma manera a un programador tampoco debe de tener conocimientos sobre el "core business" de la empresa inclusive sobre el fin mismo del software, ya sea este para llevar la gestión de una empresa o para contar las transacciones rechazadas de un proceso.
Sin embargo el Analista Funcional contempla estos 2 puntos de vista y sabe decir NO al usuario cuando lo que pide es imposible de ser desarrollado, sabe cuando exigir al equipo de desarrollo informático alguna funcionalidad extra al software cuando es necesario y viable ( a pesar de que ellos piensen que eso no tiene sentido), sabe proporcionar un valor añadido al proyecto buscando soluciones que mejore los procesos, sabe definir esos procesos y puede cuntificarlos en tiempo y resursoso para estudiar su viabilidad. Se encargará de que todas las partes implicadas en el proyecto realicen su labor a tiempo y con calidad y les dará apoyo ayudandoles en culquier problema que pudiera surgir. Un Analista Funcional dispondrá de recursos para estas situaciones. La mayor preocupación de un Analista Funcional es el escalamiento. El es el responsable de ese proyecto y antes de comenzarlo ha debido de definir todos los procesos, hacer los planes y estrategias y si algo va mal y por la razón que sea y el cliente decide escalar un problema a su superior, ese analista está en un problema.

Un Analista Funcional  es un informático con propiedad, un informático con capacidad de gestión, toma de decisiones, grandes conociemientos técnicos y cierta faceta comercial.

En ese sentido, el Analista Funcional debe tener el siguiente perfil:
a. Desde el punto de vista PERSONAL (Competencias Blandas):
    - Gestión del proyecto en general
    - Comunicación interpersonal
    - Capacidad de Trabajo en Equipo
    - Comprensión de procesos empresariales
    - Conocimiento de la Organización
    - Capacidad de Negociación
    - Capacidad de Adaptación al Cambio
    - Investigación y sobre todo Proactividad

b. Desde el punto de vista TECNICO (Competencias Duras):

    - Conocimiento de la herramienta de desarrollo

    - Técnicas de Documentación de procesos, datos y relaciones
    - Identificación de Roles y Perfiles
    - Migración de Datos
    - Especificaciones de Desarrollos

Queda la siguiente pregunta ¿No se hace necesaria una Metodologia de Desarrollo de sistemas ?

El Analista Funcional (II)

El común de la gente concibe al Analista Funcional (ó Analista de Organización y Métodos) como el elemento (dentro del equipo de trabajo conformado para el desarrollo de un proyecto)  cuya responsabilidad es básicamente recolectar todos los requerimientos y reglas de negocio en el comienzo, antes de empezar a desarrollar.

Sin embargo, la demanda acelerada de soluciones, las presiones "de arriba" y otros  factores mas ha modificado la dinámica del desarrollo de sistemas a un enfoque más ágil, donde los requerimientos y las reglas de negocio se definen al mismo tiempo que se desarrolla el software, en ciclos iterativos. Es decir, el Analista Funcional debe desarrollar casi al mismo tiempo que releva información (analiza, diseña, programa, prueba etc etc)


De aquí que surge la pregunta "¿Es necesario un Analista Funcional en un equipo de desarrollo de software ágil?"  O dicho de otra forma: Si el Analista de Sistemas tiene la responsabilidad de convertir los requerimientos de los usuarios (el mundo lógico ) en un  mundo físico de hardware, archivos, bases de datos, programas, sql, etc. etc. ¿No podría el tambien encargarse del relevamiento de información?   Dicho sea de paso, nos estamos ahorrando costos, el efecto del "teléfono malogrado", tiempo, etc.
Aca tenemos dos posibilidades de respuesta:
1.    Si Ud. es de los que piensan que el Analista Funcional no es necesario, le pregunto si ha evaluado concienzudamente el impacto que tendría incorpor las actividades necesarias del relevamiento para relacionarse directamente con el usuario/cliente, a ya las recargadas labores del analista de sistemas. Digamoslo de esta manera: En una empresa fabril, el Area de Ventas conoce cuanto, como y a quien hay que vender, mientras que el Area de Producción es el encargado de transformar los pedidos de los clientes en productos terminados. En ese sentido ¿Porque no le damos al Gerente de Ventas las responsabilidades del Gerente de Producción ?
Tal nunca escuchó ese refrán que dice "El que mucho abarca, poco aprieta"
2.    Por otro lado, si opina que el Analista Funcional es necesario, coincidimos con Ud. ; Pensamos que, independientemente de la Herramienta utilizada (Diseño Estructurado, Objetos, UML, etc ) , el rol del analista funcional es crítico.. En el caso del enfoque ágil, puede ser riesgoso para el proyecto que las funciones del Analista Funcional sean absorbidas por miembros del equipo de desarrollo informático.

El Analista Funcional (I)

Ummm estuve revisando una serie de avisos de empleo de los diarios de Lima, así como también los de ciertas web's dedicadas a brindar este servicio, mas especificamente, relacionadas con requerimientos de ANALISTAS FUNCIONALES.

 

El perfil de casi todos estos avisos eran los siguientes:

 

• Profesional egresado de Universidad de Prestigio (lo cual es obvio)
• Experiencia FUNCIONAL desarrollando especificaciones funcionales (casos de uso)
• Experiencia en UML
• Experiencia en Pruebas
• Experiencia en aplicaciones de la industria XXXXXXX
• Buena capacidad de comunicacion hablada y escrita personalidad pro activa,analítica y ordenada.
• Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión

Ohhh sorpresa !!

En ninguno de estos avisos (por no decir en TODOS) se solicita CAPACIDAD PARA IDENTIFICAR REQUERIMIENTOS DEL USUARIO !!!!

 

Se puede argumentar que esto es obvio, es decir, todo analista funcional debe ser experto en técnicas de relevamiento de información; pero lamentablemente esto no siempre es así.

 

Veamos el siguiente caso: Un analista inicia el proceso de relevamiento de información para un sistema cualquiera. LO mas probable es que el Gerente de Sistemas (o su jefe directo lo lleve a las primeras (o a la primera reunión) de coordinación con el Responsable del área usuaria. Luego, cuando se decide dar inicio al levantamiento de información, este analista (por cierto todo un experto en UML, RUP, OO y demas hierbas) obviamente busca al Responsable del área usuaria, el cual posiblemente esté muy ocupado y le presenta al operativo (un empleado de menor jerarquía pero quien, en esencia, es quien conoce TODOS los procesos operativos al revés y el derecho debido a su larga experiencia y trayectoria en la empresa, y sobre todo, porque el es quien los ejecuta día a día.

 

Nuestro analista toma nota muy diligentemente en su cuaderno y en base a la información que le proporciona el operativo, procede al diseño el sistema:  

• Prepara programas (repito: PREPARA PROGRAMAS) que ejecutan procesos,
• Prepara programas que imprimirán reportes y mostrarán pantallazos que ayudaran al operativo a realizar su trabajo mas rápido
• Acude donde el operativo dos o tres veces mas y finalmente le hace un demo de su "sistema".

Acá pueden presentarse los siguientes escenarios:

1. El operativo revisa el demo y le indica al analista que esta incompleto, y que hay que hacerle ciertas modificaciones.
2. El operativo llama a su jefe inmediato; ambos revisan el demo y le indica al analista que esta incompleto,

 

Que hizo mal el Analista ??

Lo que aprendí en el aula

A lo largo de la vida he pasado por diferentes experiencias laborales, lo que me permitió ampliar mi panorama sobre las personas, el trabajo, las relaciones y la experiencia.

Una de mis mas largas experiencias laborales fue como Analista Funcional en un Banco; tenía un buen sueldo, me desarrollé profesionalmente, aprendí mucho, conocí mucha gente (buenas, malas e intrascendentes) , pero todas las mañanas cuando me levantaba para ir a trabajar, sentía precisamente eso: QUE ESTABA YENDO A TRABAJAR. Luego de pre-jubilarme me dedique a la docencia, como Profesor de Costos en un Instituto de Gastronomía. El sueldo era inferior al del banco, pero yo disfruto mucho de lo que hago.

De ese cumulo de experiencias aprendí:

• Que el sueldo no es el primer factor de motivación, es apenas uno más.
“El dia que encuentres algo que te gusta, ese dia dejaras de trabajar” lei por ahí. En un ambiente donde el clima laboral es motivador, tu trabajo será un lugar donde valga la pena estar!

• Que trabajar en lo que a uno le da placer, nos hace sentir plenos.
Trabaja activamente para descubrir qué cosas te dan satisfacción y busca el modo de incluirlas en tu vida laboral. En ocasiones no se trata de grandes cambios, sino de ir sumando pequeños ajustes.
Cuando trabajamos en lo que nos gusta, los estados de flujo suceden con frecuencia. Son esos momentos donde el tiempo parece detenerse, te enfocas en la tarea y el mundo circundante desaparece.

• Que ayudar a otro a superarse da felicidad.
Hay un conocido proverbio chino que reza: "Si quieres felicidad por una hora, toma una siesta. Si quieres felicidad por un día, ve a pescar. Si quieres felicidad por un mes, cásate. Si quieres felicidad por un año, hereda una fortuna. Si quieres felicidad por toda una vida, ayuda a los demás".
Cultiva un espíritu colaborativo, se generoso. Tu actitud hacia los demás puede no cambiar el mundo, pero si mejorar tu entorno. En la vida elegimos continuamente, así que elige mejorar la vida de las personas que te rodean.
Comienza con pequeños gestos: sonríe, escucha activamente, conversa de manera significativa, comprende, se amable y elegante en tus respuestas.

• Que los miedos empiezan en la mente.
Los miedos y la ansiedad son nuestros peores enemigos y ambos anidan en nuestra mente. Nuestro cuerpo es fiel reflejo de lo que pasa en nuestra mente, aprende a descubrir las señales que te envía y trabaja para desarmarlas. Te transpiran las manos, sientes intranquilidad, te late el pecho, sientes un nudo en la garganta?
Tomate un momento, respira profundo. Realiza un caminata de quince minutos, escucha música, escribe tus sensaciones en una hoja de papel, sonríe.
Enfocarte en el momento presente y vivir la experiencia del aquí y ahora, te ayudará a aquietar la mente.

• Que los miedos son más fáciles de vencer en equipo.
Los niños saben que debajo de sus camas habitan monstruos, fantasmas, o dinosaurios. Pero los niños también saben que esos seres atemorizantes desaparecen cuando mamá entra al cuarto.
Los miedos en equipo van perdiendo significado hasta diluirse. La energía de un equipo hace que los refuerzos positivos se impongan por sobre miedos y ansiedades. Comparte tus miedos, convérsalos con alguien de tu confianza. Un miedo expresado, pierde entidad.

• Que los triunfos -aún los más pequeños- se festejan.
Cada logro, por pequeño que sea, te acerca un poco más a la meta. Festejar los logros es una forma de generar refuerzos positivos, los que a su vez generarán la confianza suficiente para la consecución de nuevas metas.

• Que el cuerpo puede ser nuestro aliado, si la mente lo guía.
Aprende a trabajar con tus dos hemisferios cerebrales activos, eso hará que explotes el potencial de tu mente y que puedas analizar y sentir los problemas. Deja que tus intuiciones te guíen, dale permiso a tu mente de encontrar las salidas más ecológicas a los problemas de tu vida cotidiana.
Cuando notes que tu ánimo decae, sonríe y tu cuerpo enviará esa señal a tu cerebro. Cuerpo y mente son parte de un mismo sistema y se influyen mutuamente. De manera tal que cuida tu cuerpo y tus pensamientos si quieres mejorar tu calidad de vida.

• Que el primer chapuzón es el más difícil.
“Ya, pero aún no puedo dejar mi trabajo, si hago lo que me gusta, ¿de donde obtendría el dinero para sobrevivir?” Es la disculpa más común.
Los cambios generan ansiedad y paralizan. Recuerda que lo más difícil es romper la inercia que produce lo "conocido". Una vez que des el primer paso, los demás serán más sencillos.

• Que es bueno mirar hacia adelante, los nenes suelen no hacerlo y terminan dándose un cabezazo contra el borde.
Trázate objetivos y ten siempre tu mirada puesta en ellos. Que la rutina, las urgencias y las necesidades de los demás sean solo eso. Aprende a estar enfocado.

• Que reírnos de nuestros errores, nos ayuda a superarlos.
No existen los errores, sino la oportunidad de mejorar. Cuando algo no salga como lo planificaste, acéptalo y reencuadra la situación. La rigidez y el orgullo, son un obstáculo al momento de superar situaciones complejas. La flexibilidad y la risa ayudan a superar cualquier obstáculo.

5 Consejos para elegir un socio al emprender

Queremos compartir con ustedes el artículo de la Lic. Viviana Oller, Prof. De Administración de RR.HH. del Instituto Universitario Escuela Argentina de Negocios (IUEAN), publicado en la revista PyMEs de Clarín de agosto 2011, página 25:


Oller determina que los ejes fundamentales para determinar un socio emprendedor son la confianza mutua, un grado de interés en el proyecto congruente y tener valores compartidos. Asimismo, los consejos que da para elegir a nuestro socio son:


1. No siempre se busca un par o un igual: Al buscar un socio, hay que evitar confundir un gran amigo con un buen socio. Un socio es alguien con quien tenemos un emprendimiento en común y cierto acuerdo preestablecido respecto de qué prácticas se pueden y deben poner en juego, y cuáles no, para lograr desarrollarlo con éxito.


2. Ser honesto y franco con uno y con el socio: Hay que determinar claramente qué se está dispuesto a asumir como compromiso y cuáles son las expectativas de cada uno, dejarlo por escrito ayuda mucho. En general, ante la firma de un contrato, las personas son más reflexivas y eso ayuda a que la asunción de compromisos resulte más confiable.


3. Negociar de antemano algunas cuestiones: Es fundamental negociar a priori una serie de cuestiones: el alcance del proyecto y del producto o servicio de la sociedad; los roles, responsabilidades y funciones asignados a cada uno; las metodologías de toma de decisiones y resolución de conflictos que se aplicarán; y los niveles y períodos de inversión, así como las pautas sobre distribución de ganancias (porcentajes y plazos).


4. Determinar los roles que ocupará cada uno: Determinar cuáles son los roles que adoptarán cada uno de los socios. Habrá roles de tarea y roles emocionales a adoptar por cada uno de los socios.


5. También generar cierta flexibilidad: La definición en la asignación de los roles permite generar a su vez cierta flexibilidad, sin caer en la imprevisibilidad. Conocer y tener bien en claro la entidad del rol, genera la posibilidad de ciertos cambios permitidos dentro de los límites de ese ordenamiento. Así, confianza mutua, congruencia en el grado de interés por el proyecto a encarar y valores compartidos son los ejes fundamentales a tener en cuenta a la hora de elegir un socio para desarrollar un emprendimiento.

Analista de Métodos o Analista Funcional ?

Hace algunos años, era usual observar en los avisos de empleo de los diarios que se solicitaban "ANALISTAS DE METODOS"; hoy en dia, ya no es tan comun este requerimiento, ahora solicitan "ANALISTAS FUNCIONALES".

¿Hay alguna diferencia ?

En esencia, no.
Tanto el Analista de Métodos como el Funcional funcionan como el vínculo entre la comunidad de usuarios y el área informática de la empresa.

El Analista Funcional tiene como misión elaborar el análisis funcional de nuevas aplicaciones para la organización, así como actualizar y mejorar las ya existentes; es decir, debe controlar, analizar y supervisar el desarrollo funcional de las aplicaciones informáticas, asegurando su correcta explotación y su óptimo rendimiento. Lamentablemente, cuando este analista no esta calificado o bien entrenado, puede suceder lo siguiente:

1. Se puede producir el efecto del Telefono malogrado..... si no cuenta con entrenamiento, no utiliza las herramientas adecuadas y ademas no planifica su trabajo.
2. Se limite a repetir la informacion obtenida por el usuario, sin cuestionarla ni optimizarla
3. Lo mas triste: No aplica una metodologia standard (PMI por ejemplo) para validacion de informacion, lo que puede originar un analisis funcional inexacto que ocasionará un diseño logico y fisico incorrecto, el que no satisfacerá los requerimientos del usuario y ocasionará tiempos adicionales de retraso en el sistema

 El Analista de Métodos (tambien llamado Analista de Organizacion y Métodos) hace eso y algo mas.
Conceptualiza a la empresa como un todo, con elementos autonomos que realizan procesos y que se comunican entre si  mediante lineas de datos (reportes impresos, visuales, archivos, teleproceso, digitacion, etc) uni o bidireccionales.
Consecuentemente analiza no solo procesos individuales sino tambien procesos transversales. Adicionalmente (y esto es lo principal) analiza los procesos y los cuestiona; por ejemplo:

• ¿Estamos usando los formularios adecuados?
• ¿La informacion que obtenemos es confiable?
• ¿Hay otra forma de conseguir el mismo resultado, pero mas rapido, mas barato, mas confiable, etc?

Observe que para responder esas preguntas, no se requiere ser experto en Java, Base de Datos, Oracle, Cobol, etc. Se requiere ACTITUD

Porque si el analista no tiene como meta analizar los metodos y cuestionarlos, replantearlos, optimizarlos, etc. no esta haciendo nada.
Mayor informacion al respecto pueden consultarme a jcgamarra@consultant.com

El Costeo en una empresa Gastronómica

Hace poco dicté el curso de COSTOS en el Instituto INTECI, para los alumnos del Programa de Gastronomia. Luego de las discusiones y comentarios de rigor que suelen presentarse en clase, preparamos un modelo que permitiera calcular el costo de un plato. Este modelo es sencillo, y está basado en una Hoja de cálculo de Excel. Maneja el concepto de Merma que pocas veces se considera en Gastronomia, asi como una simulación para varios tamaños de clientes.
Cualquier consulta al respecto, escribir al email jcgamarra@consultant.com